Документы для прихода материалов на складе

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для прихода материалов на складе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Документооборот — основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.

Накладная на внутреннее перемещение

Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия — в цех, на склад. Первое, что делается — проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший — зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.

Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:

• объемы;
• в чем измеряется;
• по какой стоимости.

В последней строке представлены итоговые данные — сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.

Что такое складской учет

Складской учет — это хранение и обработка данных по товарам, сырью, полуфабрикатам, финансовым ресурсам. Здесь не учитываются незавершенное производство, активы и основные средства.

Сотрудник, который ведет складской учет, фиксирует на бумаге, в Excel-таблице или в специальной программе все операции, связанные с хранением и движением товаров. К ним относятся:

• приемка и оприходование товара от поставщиков;
• ввод данных о продукции в базу или учетные документы;
• отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал;
• перемещение;
• инвентаризация;
• информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;
• списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;
• корректировка характеристик продукции в учетных карточках.

Что такое складской учёт

Складской учёт подразумевает хранение и обработку данных о товарах или остатках основных средств и прочих активов. Все действия, которые производятся на складе, необходимо фиксировать. В обязательном порядке оформляют документы на следующие операции:

Выделяют четыре основных вида складского учёта:

• поступление и оприходование товара от контрагентов;
• занесение информации о поступившей продукции в базу или учётные документы;
• отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал;
• перемещение (между складами или торговыми точками);
• инвентаризация;
• информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;
• списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;
• корректировка характеристик продукции в учётных карточках.

Выделяют четыре основных вида складского учёта:

1. Номенклатурный учёт. Его ведут компании с широким ассортиментом продукции. Ориентироваться в нём без внутренней классификации по группам и подгруппам сложно, поэтому на каждую позицию товара заводят новую карточку, а товары объединяют в группы по определённым признакам.
2. Сортовой учёт. В этом случае товары объединяют в группы по сортам и типам, не учитывая другие характеристики.
3. Партионный учёт. Его применяют для продукции, которую нужно хранить отдельно, исходя из срока годности, приходной цены, особенностей расчётов с поставщиками и других признаков.
4. Партионно-сортовой учёт. Этот вид учёта позволяет хранить партии отдельно, при этом товарные позиции группируются сначала по партиям, а внутри партии — по сортам.

Кто обеспечивает работу склада

Складское хозяйство должно быть укомплектовано квалифицированным штатом, в который входят:

• заведующий – умеющий организовать работу подчиненных сотрудников, в чьем ведении находится динамика МПЗ по складу, материально ответственный за их сохранность;
• кладовщик – работник, учитывающий ценности на складе: принимает и выдает их согласно сопроводительной документации, ведет расходные документы, осуществляет переучет и др.;
• грузчики – осуществляют перемещение МПЗ по складу, на предприятие и до транспорта;
• младший обслуживающий персонал – призван содержать склад в чистоте.

Чтобы в системе функционирования складского хозяйства всегда был порядок, то есть ценности могли быть найдены и выданы по первому требованию, а также не утрачивались вследствие нарушений условий хранения, следует соблюдать ряд важных условий:

1. Оборудование складских помещений необходимыми системами ранения МПЗ (контейнерами, стеллажами, резервуарами и пр.).
2. Каждый вид, марку, размер, сорт, партию МПЗ следует хранить в отдельной ячейке (полке, ящике).
3. Наряду с системами хранения склады должны быть обеспечены измерительными приборами, адекватными учету конкретных видов выдаваемых активов.
4. Закладывать активы на хранение следует с одной стороны, а отпускать – с другой.
5. Эффективное использование полезной площади самого склада и устройств для хранения.
6. Размещение устройств для хранения и активов на них должно способствовать максимальной автоматизации складских работ.
7. Выдача однородных активов должна осуществляться в порядке очередности их попадания на склад (более «старые» следует выдать раньше).
8. Учет при хранении физических и химических свойств хранимых ценностей.

Заниматься складским учетом вручную сложно, особенно когда на складе хранятся сотни или тысячи единиц товара. Если вести учет в журнале, есть риск забыть внести данные о товаре или упустить дату окончания сроков годности. Кроме того, журнал можно потерять или испортить, тогда проанализировать поставки и отгрузки не получится. Всё это приводит к тому, что ваш бизнес, вместо того чтобы получать прибыль, терпит убытки.

Чтобы таких ситуаций не происходило, следует автоматизировать складской учет. Эффективнее — использовать специализированное ПО.

С его помощью вы сможете удаленно в реальном времени следить за движением товаров, ситуацией на складе, контролировать товары, у которых истекают сроки годности, анализировать закупки и продажи.

У руководителей субъектов хозяйственной деятельности и непосредственно работников склада часто возникают вопросы об учете складских операций – как его вести, какие есть требования и нюансы. И это далеко не полный список вопросов, которые нужно знать любой компании, если она планирует вести успешную деятельность.

Но прежде чем разобраться со всеми моментами, необходимо дать определение основным терминам этой отрасли:

• склад представляет собой помещение, которое создается и эксплуатируется с целью хранения МПЗ (как постоянного, так и временного), а также их подготовки к дальнейшему применению в промышленных целях;
• материально-производственные запасы – это ценные объекты, согласно Положению о бухгалтерском учете № 5/01, пункт 2.

В качестве МПЗ могут выступать следующие объекты:

• сырье, предметы, полуфабрикаты, которые составляют основу для создания товаров или других направлений организации;
• финансовые ресурсы, которые используются для поддержания нужд – управленческих и бытовых;
• ценности для сбыта.

Не относятся к МПЗ:

• незавершенные товары;
• активы, которые расцениваются как основное средство, т.е. предназначены для длительного применения.

Основные складские операции в магазине

Выделяют несколько базовых процессов, которые проводятся в компании:

• оприходование товаров от поставщиков с дальнейшим пересчетом;
• проверка сопроводительного документооборота;
• введение информации в установленные формы – в базу данных на компьютере или на бумаге;
• отправка товаров заказчику или в торговый зал;
• заполнение специальной формы сведениями об отгруженном товаре;
• проведение инвентаризации;
• уведомление бухгалтерии об изменениях;
• списание в случае порчи или недостачи;
• внесение корректировки в товарные параметры.

Правила складского учета

Вне зависимости от размеров организации и ее деятельности алгоритм складского учета не будет сильно отличаться. Рекомендации, которых стоит придерживаться:

1. Продукция от поставщика доставляется со всеми сопроводительными документами.
2. Информация в накладных проверяется с помощью ТСД.
3. Заполняется журнал регистрации.
4. Товар отправляется на склад и готовятся приходные накладные.
5. При перемещении со склада оформляется накладная ТОРГ-12.
6. Товары продаются только через кассу, после продажи формируется фискальный чек.
7. В конце смены создается приходный кассовый ордер на всю принятую продукцию.
8. При передачи смены распечатываются инвентаризационные сведения и ревизия.

Как вести учет материальных ценностей?

Сальдовый или количественно-суммовой методы

Сальдовый метод подразумевает ведение документального учета на складе в количественном выражении, а в бухгалтерии – в суммовом. Количественно-суммовый метод предполагает (как в документах склада, так и в документах бухгалтерии) указание сведений по количеству и сумме одновременно.

Применяемый метод и способ учета субъект хозяйствования должен указать в своей учетной политике.

В зависимости от применяемого метода, документооборот на складе предприятия различается по принципу ведения и используемых форм «первички».

Сортовой метод

При сортовом способе учет осуществляется исключительно по наименованию позиции хранения и ее сорту, независимо от их стоимости и даты приема на склад.

Учет осуществляется на основании выписываемых на каждую позицию хранения и регистрируемых в реестре, карточек учета материалов (форма М-17). Карточки ведутся в течение года. В данном способе заполнения учетной документации отсутствует возможность отслеживать стоимость поступивших ТМЦ, а их списание производится по цене единицы, либо по средней стоимости, определяемой методом ФИФО.

Партионный способ

Партионный способ основан на отдельном хранении и учете каждой поступившей на склад по одному приходному документу партии ТМЦ.

При данном способе учет осуществляется с помощью партионных карт (форма МХ-10), выписываемых на каждую принятую на хранение партию материалов в 2-х экземплярах. Один из них используется в складском документообороте, а второй – с внесенными первичными учетными данными, направляется в бухгалтерию.

В приходной части партионной карты отражаются данные, указанные поставщиком в первичном документе, в расходной – сведения о списании отпускаемых материалов. Карта закрывается после отпуска всего объема поступивших в составе партии материалов, и с актом об израсходовании ТМЦ направляется в бухгалтерию.

На данном этапе принимающий осматривает целостность упаковки, товарный вид, проверяет качественные характеристики товара. Здесь нет универсальных рецептов или какой-то подходящей для всех автоматизации. В случае работы с продовольственной группой, нужно также изучать сроки хранения товаров. При приеме технических изделий — проводить выборочную проверку партии на работоспособность и т.д.

Особенно важно помнить о подобных проверках при приемке весового товара. Например, ткань в магазины или на производство приходит рулонами и принимается общим весом. Но если в рулоне окажутся, например, технологические дыры, т.е. в партию для продажи случайно попал образец, который был выбран для производственного тестирования, этот рулон будет браком. А потому необходимо разработать правила проверки качества с учетом всех особенностей товара.

Результаты проверки качества также отображаются в приходном документе. Товар приходуется как есть: с учетом выявленного брака, недочетов и т.д.

При необходимости производится комплектация или разукомплектация, т.е. поставщик может поставить товар общим количеством, а в приходном документе будут учтены цвета, узоры, фасоны и т.д. Эти данные сотрудники компании также контролируют при проверке качества, так как помимо качества как объективного показателя, одновременно подсчитываются разновидности товара с учетом нужных для последующей продажи параметров.

Важно учитывать и внутренние правила, и характеристики товаров, которые необходимо указать в документе прихода. У поставщика могут быть указаны, например, «ботинки белые», так как он торгует только одним брендом обуви. На приход в магазине необходимо поставить «ботинки белые» и указать бренд.

Склад: оптовый или розничный

Склады для хранения товаров бывают двух типов – оптовые и розничные. Если склад оптовый, себестоимость товаров считается по приходной цене. В рознице используют розничную цену продажи.

Откуда взялась эта разница?

В розничной точке применяется минимум инструментов учета. Здесь весь товар продается по одной цене, руководство не изучает прибыльность продажи разным категориям клиентов и допустимые скидки, т.к. сумма наценки стабильна и прекрасно известна. А потому учет, в том числе, в денежном эквиваленте, также ведется по упрощенной схеме, т.е. по розничным ценам.

В случае оптовой торговли наценка различным покупателям может заметно отличаться, появляются ситуационные скидки, например, связанные с общей суммой покупки и т.д. Здесь важно анализировать различные параметры продаж. Соответственно, складской учет ведется по цене поставщика, а продавцы могут работать с разными вариантами наценки.

Для управления складом в системе 1С:ERP предусмотрены следующие возможности:

• Разделять области хранения в зависимости от складской группы (хлеб, полуфабрикаты, столы и т. д.);

• Разделять складские зоны с помощью рабочих участков;

• Возможность вести учет товаров со справочным размещением и адресным хранением;

• Автоматизировать внутреннее перемещение товаров и внутреннее потребление;

• Операции со сборкой и разборкой товаров;

• Контролировать и сверять остатки на складе – проводить инвентаризацию;

• Использовать мобильное рабочее место кладовщика;

• Ведение серийного учета товаров;

• Управлять запасами и поддерживать уровень складского остатка;

• Вести обособленный учет запасов на складах.

Серийный учет товаров

В системе 1С:ERP предусмотрена возможность учитывать товары, как в разрезе серий, так и по срокам годности. Серии и сроки годности являются разрезом (аналитикой) складского учета. Эти данные могут указываться при поступлении, отгрузке товара и в документах внутреннего товарооборота. Данная возможность предусмотрена для решения таких задач:

• Ведение учета и управление остатками товаров по срокам годности — позволяет получать информацию, когда истекает срок годности товара и количество товара на складе с конкретным сроком годности;

• Организовывать хранения товаров в отрезах, рулонах, бухтах и других единицах переменного размера;

• Учитывать товары, которые незначительно отличаются по потребительским свойствам. К примеру, рулоны обоев различаются оттенками;

• Рассчитывать себестоимость товаров по сериям – проводить анализ рентабельности продукции, работать с ГТД, а также с товарами, которые находятся в пути и неотфактурованными поставками по сериям;

• Вести учет маркируемых изделий – возможность отслеживать товары, которые подлежат маркировке.

• Вести учет алкогольной продукции для отражения в ЕГАИС.

Похожие записи:

• Оформление дарственной на недвижимость близкому родственнику через МФЦ
• За что иностранцы могут получить депортацию
• Сколько идут отчисления в пенсионный фонд из зарплаты